liberatoria form per la fotografia
La liberatoria fotografica è un documento attraverso il quale una persona autorizza il fotografo, o un altro soggetto indicato nel documento, a utilizzare e pubblicare la propria immagine secondo condizioni definite. È particolarmente importante quando nelle fotografie compare una persona riconoscibile e le immagini sono destinate a finalità commerciali, pubblicitarie, editoriali, artistiche o di comunicazione. Non va confusa con il contratto di prestazione fotografica: quest'ultimo disciplina principalmente il rapporto tra fotografo e cliente; la liberatoria riguarda invece il consenso all'utilizzo dell'immagine della persona ritratta.
La liberatoria ha lo scopo di rendere documentabile il consenso della persona fotografata e di definire come, dove e per quali finalità l'immagine potrà essere utilizzata. È particolarmente utile per evitare ambiguità successive. Una persona può infatti accettare di essere fotografata, ma questo non significa necessariamente che abbia autorizzato qualsiasi successiva pubblicazione o utilizzo della fotografia. Il documento dovrebbe quindi chiarire, per esempio: chi realizza le fotografie, chi è la persona ritratta, per quale finalità vengono utilizzate, quali fotografie sono interessate, dove potranno essere pubblicate, per quanto tempo potranno essere utilizzate, in quali territori, se l'utilizzo è gratuito o remunerato, se sono consentite modifiche o elaborazioni dell'immagine.
Una liberatoria fotografica completa può essere strutturata in diverse sezioni: i dati del fotografo o del soggetto autorizzato (nome e cognome, denominazione professionale o aziendale, indirizzo, recapiti, eventuale partita IVA o altri dati identificativi, quando pertinenti. I dati della persona fotografata (nome e cognome, data di nascita, se necessaria, eventuali dati di contatto, firma). È importante raccogliere soltanto i dati effettivamente necessari allo scopo del documento.
È opportuno indicare il contesto nel quale sono state realizzate le fotografie, ad esempio se il servizio fotografico è realizzato in occasione di un evento, campagna pubblicitaria, progetto editoriale o progetto artistico. Quando possibile, è utile identificare anche la sessione fotografica, la data o il progetto a cui si riferisce la liberatoria.
L'oggetto dell'autorizzazione è una delle parti più importanti perché la persona deve sapere che cosa sta autorizzando. L'autorizzazione può riguardare, per esempio: pubblicazione, riproduzione e distribuzione delle fotografie, comunicazione al pubblico, pubblicazione su siti web e social network, materiale pubblicitario, brochure e cataloghi, stampa, mostre e pubblicazioni editoriali in genere. È preferibile evitare formule eccessivamente generiche quando l'utilizzo previsto è specifico.
La liberatoria dovrebbe indicare chiaramente perché le fotografie saranno utilizzate. Le finalità possono essere, ad esempio: editoriale — articoli, riviste, libri e pubblicazioni; artistica — mostre, portfolio, concorsi e progetti fotografici; istituzionale — comunicazione di enti e organizzazioni; commerciale — pubblicità , campagne promozionali e comunicazione aziendale; promozionale — siti web, social media, brochure e materiali informativi. La distinzione è importante perché il consenso dovrebbe essere sufficientemente informato e specifico rispetto all'utilizzo previsto.
Un'altra sezione importante riguarda la durata dell'autorizzazione. Può essere prevista una durata determinata oppure, quando giuridicamente appropriato, un'autorizzazione senza una scadenza prestabilita. Analogamente, si può specificare l'ambito territoriale coem ad esempio: Italia, Unione Europea, determinati Paesi o tutto il mondo. Questi elementi diventano particolarmente importanti quando le fotografie vengono pubblicate online, perché Internet rende potenzialmente globale la diffusione dell'immagine.
La liberatoria dovrebbe specificare se l'utilizzo delle fotografie e delle immagini ricavate comprenderà modifiche come il ritaglio, il ridimensionamento, la conversione in bianco e nero o eventuali correzioni cromatiche, inserimenti in grafiche o l'utilizzo insieme a testi o altri elementi visivi. È comunque importante stabilire che eventuali modifiche non dovranno trasformare l'immagine in modo da ledere la dignità o la reputazione della persona ritratta.
Il documento può specificare se l'autorizzazione viene concessa gratuitamente, dietro compenso o nell'ambito di un accordo professionale già esistente. È consigliabile indicare chiaramente questo aspetto per evitare contestazioni successive.
Quando la persona fotografata è minorenne, la situazione richiede particolare attenzione. La liberatoria deve essere sottoscritta dal soggetto che esercita la responsabilità genitoriale o da altro rappresentante legittimato, secondo le circostanze. Per fotografie destinate a pubblicità , campagne commerciali o ampia diffusione, è particolarmente importante predisporre il documento in modo accurato.
La liberatoria può inoltre contenere una specifica informativa relativa al trattamento dei dati personali, quando il documento raccoglie dati identificativi della persona. È importante distinguere due concetti: il consenso all'utilizzo dell'immagine e consenso al trattamento dei dati personali non sono necessariamente la stessa cosa. Il secondo riguarda la disciplina della privacy e deve essere gestito secondo la normativa applicabile, incluso il GDPR quando applicabile.
Infine la firma della liberatoria dovrebbe essere apposta dalla persona interessata e, quando necessario, dal soggetto che la rappresenta. La firma dimostra l'accettazione delle condizioni indicate nel documento. È inoltre buona pratica conservare una copia della liberatoria insieme alla documentazione del servizio fotografico, associandola in maniera chiara al relativo progetto o servizio.
In sintesi una liberatoria fotografica dovrebbe rispondere in maniera chiara ad almeno sei domande: Chi? — chi concede l'autorizzazione e chi utilizzerà le immagini. Che cosa? — quali fotografie o quale servizio fotografico sono interessati. Perché? — quale finalità ha l'utilizzo. Dove? — attraverso quali mezzi e in quale territorio. Per quanto tempo? — durata dell'autorizzazione. A quali condizioni? — eventuale compenso, modifiche, modalità di pubblicazione e altre limitazioni. La liberatoria, quindi, non è una semplice formalità burocratica: è uno strumento di chiarezza e tutela che permette al fotografo di documentare il consenso della persona ritratta e, contemporaneamente, permette a quest'ultima di sapere come verrà utilizzata la propria immagine.
Nota: per un modello destinato a un utilizzo professionale reale, è opportuno far verificare il testo da un professionista legale, perché i requisiti e formulazioni possono variare in base alla finalità , al Paese e alle modalità di pubblicazione.